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                城市社区档案管理办法

                  

                笔者: | 信息来源: | 发布日期:2016-08-18

                 

                第 11 号

                   《城市社区档案管理办法》已经2015年10月12日国家档案局局务会议、2015年9月29日民政部部务会议审议通过,现予公布,自2016年1月1日起施行。

                                                                          国家档案局局长   李明华

                                                                          民 政 部 部 长   李立国

                                                                                   2015年11月23日

                 

                 

                城市社区档案管理办法

                    第一条 为规范城市社区档案(以下简称社区档案)管理,根据《中华人民民主国档案法》《中华人民民主国城市居者委员会组织法》和国家有关规程,制定本办法。

                    第二条 本办法所称社区档案,是指城市社区党组织、居者委员会、社区服务机构、社区社会组织(以下简称社区各类组织)和居者在社区建设中演进的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

                    第三条 社区档案工作在业务上接受街道办事处(乡镇人民政府)以及档案地政管理部门和民政部门的督察和指导。

                    第四条 社区党组织和居者委员会应当珍视档案工作,加强组织领导,将档案工作纳入社区建设情节,助长档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。

                    第五条 社区档案工作经费从社区的办公经费中列支,并应当满足实际工作的需要。

                    第六条 社区党组织或者居者委员会应当指定人员管理本社区各类档案,有条件的地方可以设立综合档案室。

                    档案管理人员应当经由档案专业知识培训,调离工作岗位时应当在离职前办理档案交接手续。

                    第七条 社区综合档案室或者档案管理人员负责宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范,指导、督察本社区文件材料的归档、整理和移交工作。

                    第八条 社区档案由社区综合档案室或者档案管理人员集中统一管理,任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。

                    第九条 社区建设中演进的文件材料可以分为文书类、科技类、会计类等三个大类,具体的归档范围和管理期限参照本办法附件。

                    第十条 社区文件材料的归档,应当符合以下渴求:

                    (一)归档的文件材料应当齐全、完整、排列有序;装订结实、整齐;备注表填写真实、清楚;归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确;

                    (二)归档的文件材料中有照片或者复印件的,应当图文明晰;

                    (三)归档时间:

                    文书材料于次年6月底前归档;

                    科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档;

                    会计材料由会计部门在会计年度终了后管理1年,于次年3月底前归档;

                    声像材料在活动结束或者办理完毕后随时归档;

                    实物材料及时归档;

                    电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)和《电子文件归档光盘技能渴求和应用规范》(DA/T38)的渴求整理。

                    第十一条 社区档案按照下列规则进展分类编号:

                    (一)文书档案按照年度——问题(社区党建、居者自治、社区管理、社区服务、社区治安等)进展分类,参照《归档文件整理规则》,以件为单位,按年度——问题——管理期限排列编号;

                    (二)科技档案中的基建档案按照工程项目分类整理,按照项目——时间排列编号;设备仪器档案按照型号分类整理,按照型号——时间排列编号;

                    (三)会计档案按照年度——类别(报表、账簿、凭证、其他)分类整理并排列编号。

                    第十二条 社区综合档案室或者档案管理人员应当设立专室或者专柜管理档案,采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等措施,确保档案的完整与安全。

                    第十三条 档案管理人员应当定期对档案及其管理状况进展全盘检查,并演进安全检查记录;如有破败、霉变、虫蛀、褪色等现象时,应当及时修补、复制或者进展其他技能处理。

                    对声像档案和电子档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案可读可用;有条件的地方要及时对声像档案进展数字化转化,以利于长期使用。

                    第十四条 社区综合档案室或者档案管理人员应当建立档案统计制度,对档案的收进和移出、管理数量、借阅和利用效果、销毁等情形,进展及时、准确的统计。

                    第十五条 社区综合档案室或者档案管理人员应当建立健全档案利用制度,为档案利用创造条件,简化手续,提供方便。

                    利用档案时应当按照规程办理手续,并及时做好利用效果登记。

                    档案管理人员应当认真检查发还档案,如发现有短缺、涂改、污损情形,要及时报告并追查。

                    第十六条 社区应当组织成立档案鉴定工作小组,对已到期档案及时进展鉴定。

                    鉴定工作小组由社区档案管理人员和演进档案的组织的人员(或者居者代表)组成,鉴定后应当演进档案鉴定报告。对失掉保存价值的档案,应当清点核对并编制档案销毁清册,经由必需的审批手续后按照规程销毁。

                    禁止擅自销毁档案。档案销毁清册应当永久保存。

                    第十七条 社区档案应当依法保持齐全完整,不得随意将社区档案拆散、重新组合。

                    第十八条 社区综合档案室或者档案管理人员应当环绕社区中心工作和居者利用需求,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作。

                    第十九条 社区档案管理应当积极采用电脑等先进技能,逐步实现档案管理的信息化、现代化。

                    第二十条 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等情节的档案的管理、利用,应当按照国家有关法律法规规程办理。

                    第二十一条 违反国家有关规程,对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情形的,应当依法追相关人员责任。构成犯罪的,依法追刑事责任。

                    第二十二条 各省(自治区、直辖市)、新疆生产建设兵团档案地政管理部门商同级民政部门,可以组合当地实际情形制定本办法的实施细则。

                    第二十三条 本办法由国家档案局和民政部负责解释。

                    第二十四条 本办法自2016年1月1日起施行。

                附件:



                责任编辑:胡敏