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                安徽省政府收购项目档案管理暂行方法

                  

                笔者:孔倩倩 | 信息来历: | 发布日期:2009-04-08

                    第一条 为加强政府收购项目档案的管理,有用保护和使用政府收购项目档案资源,依据《安徽省档案条例》和《安徽省政府收购管理暂行方法》等有关规程,组合我省实践,制定本方法。
                   第二条  本方法适用各级政府集中收购机构和经政府收购管理部门同意,代理政府收购事务的社会中介机构(以下称事务代理机构)。
                   第三条  各级政府收购管理部门负责政府收购项目档案工作的辅导、督察和查看。
                   第四条  政府收购项目档案是反映政府收购活动的重要记载和史料。各级政府集中收购机构和事务代理机构在进地政府收购项目活动中演进的文件资料,都应归入政府收购项目档案管理,以保证档案资料的真实性、完好性。
                   第五条  各级政府集中收购机构和事务代理机构要珍爱政府收购项目档案管理工作,加强项目档案的立卷、归档、管理和毁掉的管理,确保政府收购项目档案存放有序、查阅便利,谨防毁损、流失。
                   第六条  政府收购项目档案是指政府集中收购机构和事务代理机构在进地政府收购项目进程中演进的文字、图纸、图表、声象、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记载。
                    政府收购项目档案详细包括:
                   (一)政府收购的项目付托任务书(或收购项目方案)。
                   (二)项意图前期准备资料。
                    1、收购项目工作方案书;
                    2、收购方式的请求批复定见书;
                    3、项目招标领导小组及工作小组成员名单;
                    4、供给商选取名单;
                   (三)项意图招标(询价等)文件资料  
                    1、已发出收购文件(包括招标、询价或竞争性商洽收购的有关文件、资料、样本、图纸等);
                    2、已发出收购文件的必需弄清或修正的文件;
                    3、收购布告(包括招标布告等)、约请招标函、询价函或者商洽约请信;
                    4、购买招标(询价等)文件的挂号记载;
                    5、约请供给商的考察情形陈述或资历审察情形陈述;
                    6、项方针底;
                   (四)项意图开标文件资料
                    1、开标会议程;
                    2、参加开标会议的签到名单;
                    3、承受招标的记载;
                    4、开标时间、地址、进程的有关记载;
                    5、公开报价(开标)进程记载;
                   (五)项意图招标(报价等)文件资料。
                    1、招标文件的正本(包括招标、报价或竞争性商洽收购的文件、资料等);
                    2、已提交招标文件的补充、修正或现已撤回的文件记载;
                   (六)项意图评审文件资料。
                    1、项目评标委员会(询价小组、商洽小组)名单及督察人员名单;
                    2、项目评标方法;
                    3、评审进程记载及打分表; 
                    4、评审陈述(如项目需要考察,含考察陈述);
                    5、项目废标陈述及处理定见;
                    6、项目评审督察定见书;
                    7、公证书;
                   (七)项意图卓有成就文件资料
                    确定收购供给商的文件资料(含领导小组对收购成果的定见书、收购成果告诉书等);
                   (八)项目惯用
                    政府收购项目惯用(包括补充、修正、终止执行等合   同);
                   (九)项意图验收文件资料。
                    1、政府收购项目验收陈述;
                    2、政府收购项目反馈陈述;
                     3、付托收购项目完成陈述单;
                   (十)其它文件资料。
                     1、项目工作小结;
                     2、项目效益评价书;
                     3、争议或胶葛发生情形及处理成果;
                     4、其它与收购项目、收购进程及收购项目完成情形有关的文件资料。
                   收购项目档案文件、 资料用纸规格一概选用国际规范A4纸。工程图纸可依据详细情形确定。
                   第七条  政府集中收购机构和事务代理机构在政府收购项目惯用签定、交给验收完成后,依照归档情节渴求,负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。
                   政府收购项目档案的管理应指定专人负责。
                   政府收购项目档案不得借出。确需查阅或复制政府收购项目档案,经本单位负责人同意,并处理挂号手续。查阅或者复制政府收购项目档案资料人员,严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。
                   各级政府集中收购机构和事务代理机构应建立健全政府收购项目档案查阅、复制挂号原则。
                   第八条  政府收购项目档案依照年度项目编号顺序进展组卷。
                   卷内档案资料依照政府收购工作流程的顺序摆放,顺次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标成果、项目惯用、项目验收的文件资料及其它资料。
                   第九条  政府收购项目档案的管理期约束为永久和守时两种。 
                属于政府收购招标项目,或者有重要意义的收购项目,需持久覆按使用的文件资料,列为永久管理。
                属于政府收购非招标项目,在较长时期内有覆按使用价值的文件资料,管理期限为15年。
                招标文件的副本及未卓有成就文件作为资料保存2年。
                政府收购项目档案的管理期限,从立卷的第一天算起。
                   第十条  管理满的政府收购项目档案,可按以下程序毁掉。
                  (一)由政府集中收购机构和事务代理机构提出毁掉定见,挂号造册。
                  (二)报经同级政府收购管理部门同意同意。
                  (三)毁掉政府收购项目档案时,同级政府收购管理部门应派员参加监销。
                  (四)监销人在毁掉政府收购项目档案前,应当细心核对清点毁掉的项目档案;毁掉后应当在毁掉清册上签名。
                   第十一条  政府收购项目档案管理人员工作改动,应按规程处理档案移交手续,经单位负责人签名认可后,方可生效。
                   第十二条  事务代理机构因解散或被终止政府收购事务代理资历的,应将政府收购项目档案移交当地政府收购管理部门,并按规程处理两边交代手续。
                    移交项目档案的时间有必要在3个月内完成。
                移交政府收购项目档案的单位,应当编制档案移交清册,列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度、应管理期限、已管理期限等。
                交代两边依照档案移交清册所列情节进展交代,并由交代两边的单位负责人负责监交。交代完毕后,交代两边承办人和监交人应当在档案移交清册上签名或盖章。移交清册应作永久管理。
                   第十三条  政府集中收购机构和事务代理机构应主动承受政府收购管理部门对其政府收购档案的查看。
                   第十四条  部门懈怠收购的项目档案管理,可参照本方法执行。
                   第十五条  本方法由安徽省财务厅负责解释。
                   第十六条  本方法自发布之日起执行。



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